Le capacità di comunicazione e scrittura sono assolutamente essenziali per i professionisti di ogni ceto sociale. Ogni professionista si trova a dover comunicare con altri professionisti che vanno dai propri fornitori ai clienti oltre ai colleghi all’interno dell’organizzazione o comunque nel settore del settore del business.

Abilità e talento sono vitali per andare avanti nella propria carriera. Tuttavia, quando due individui hanno lo stesso talento, ciò che distingue uno dall’altro sono le capacità di comunicazione di cui è dotato o che ha sviluppato. Esaminiamo quindi quali sono le varie modalità di comunicazione che si dovrebbero utilizzare.

Comunicare con la scrittura

Oltre a parlare faccia a faccia o al telefono con una persona, l’altra abilità comunicativa più comune è scrivere. Che si ami scrivere o meno, promemoria, e-mail, report, offerte di progetti, preventivi e tanti altri documenti scritti, sono indispensabili nella vita lavorativa.

Le abilità linguistiche e grammaticali sono spesso una utile cartina tornasole per capire il grado di cultura, professionalità e attenzione ai dettagli di una persona e la mancanza di queste qualità può ostacolare notevolmente il raggiungimento dei propri obiettivi di carriera. La buona notizia è che, come molte abilità nella vita, queste sono abbastanza facili da assimilare e affinare attraverso la pratica. Vediamo come si può farlo.

Un problema molto comune sentito da molti è la differenza tra quello che si dice, o si vorrebbe dire, e quello che effettivamente si scrive. Delle volte nel tentativo, spesso anche goffo, di impressionare il lettore, molte persone usano parole ed espressioni che loro stessi non comprendono e che significano qualcosa di completamente diverso. Un esempio calzante sono le parole umiltà e umiliato. Se si vuole usare la parola umiltà per descrivere una persona e si usa la parola umiliato l’intero significato cambia e quel particolare individuo potrebbe benissimo essere offeso.

Quindi, anche se si dispone di un vocabolario abbastanza rudimentale è meglio fermarsi quando sorge un dubbio, prima di scrivere una gaffe, seppur involontaria. La buona regola è quella che anche si abbia un solo piccolo scrupolo su una parola o un’espressione è meglio cercarne il significato o, se ciò non è possibile, usare un’altra parola o espressione di cui si ha una ragionevole sicurezza che non stravolga il concetto.

I tipi di linguaggio

Un altro problema particolare che si incontra durante la scrittura è non riuscire a distinguere tra linguaggio formale e colloquiale. Se per esempio si scrive a un amico o a un familiare, il tono e il tenore della scrittura saranno completamente diversi da quelli che si dovrebbero usare comunicando con un altro professionista, un collega, un cliente, un consulente o un fornitore.

L’uso delle espressioni colloquiali in un ambiente che richiede un minimo di formalità diluisce l’efficacia del messaggio inviato generando un effetto rilevante di poca professionalità nel lettore della missiva.

Come strutturare uno scritto professionale

Durante la stesura di un rapporto, di una lettera o di un promemoria, questo dovrebbe essere diviso in tre parti: introduzione, corpo e conclusione.

Il paragrafo introduttivo dovrebbe indicare lo scopo della comunicazione. Quindi il corpo del rapporto dovrebbe basarsi su ciò che lo scrittore vuole dire con ogni paragrafo che tratta un punto separato. Infine, il paragrafo conclusivo dovrebbe riassumere ciò che l’autore ha voluto affermare.

Seguendo una struttura di questo tipo l’autore dello scritto può essere ragionevolmente sicuro di essere stato in grado di trasmettere ciò che ora è nella mente del lettore, senza fraintendimenti o scivoloni logici.

Come si può migliorare ulteriormente la qualità di questo tipo di scritti? L’uso di uno strumento di conteggio delle parole è molto importante quando si tratta di scrivere e pubblicare. Usandolo, si è in grado di capire se il discorso scritto è troppo lungo e prolisso oppure troppo stringato e incompleto.

Rileggere, sempre

Nel mondo di oggi, dove la velocità spesso domina anche la comunicazione di assoluta essenza mentre si comunica tra loro, commettere solecismi è purtroppo estremamente comune. Per minimizzare ciò, è estremamente utile una semplice rilettura del proprio scritto, un controllo ortografico e grammaticale. Commettere errori di ortografia, errori grammaticali, sintattici e refusi può diminuire l’essenza del messaggio che lo scrittore vuole trasmettere. Viceversa, anche se chi scrive non usa parole o espressioni intellettuali ma, allo stesso tempo, non commette errori ortografici o grammaticali, produrrà un messaggio chiaro ed efficace.

Seguendo queste poche linee guida di base si può migliorare la qualità delle proprie comunicazioni scritte trasmettendo una maggiore serietà, attenzione ai dettagli fornendo una generale impressone di professionalità. Quindi, migliorando le proprie capacità di scrittura e comunicazione, si può andare avanti nella propria carriera molto più facilmente.